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Les avantages de la dématérialisation pour une PME

L’ère des nouvelles technologies prend de plus en plus d’importance et touche le qui de chaque homme. La transition numérique est sur le point de tout envahir et cela concerne également les entreprises. Opter pour le  » zéro papier  » est bénéfique pour l’organisation mais aussi pour la préservation de l’environnement. Avec l’avènement de la pandémie, cela ne peut être que bénéfique. Mais qu’est-ce que la dématérialisation ? Quels sont ses avantages pour une entreprise ? Ne faut-il pas rester vigilant sur certains points à ce sujet ?

La dématérialisation : le passage au numérique !

De par sa dénomination, la dématérialisation consiste à rendre immatériels les documents pour les enregistrer au format numérique. Elle consiste à utiliser la version numérique pour oublier les impressions papier. Cette suppression de la version matérielle se fait grâce au traitement des données sans avoir besoin d’un support matériel. La question de la dématérialisation se joue donc dans la transformation de ce qui était en version matérielle, en une nouvelle version numérique sur la plateforme SaaS Universign. Ainsi, les entreprises peuvent établir des factures numériques, des contrats, des fiches de paie, des bons de commande etc… sans avoir à s’en tenir aux versions papier.

Les avantages de cette transition numérique !

La dématérialisation ne se fait pas du jour au lendemain mais cela n’empêche pas sa réussite. L’organisation au sein de l’entreprise permet d’atteindre les principaux avantages qui se jouent sur le gain de temps, de productivité, d’argent, d’espace mais aussi de sécurité des données. En ce qui concerne le temps, les applications et systèmes adaptés à l’entreprise sont installés dans leur serveur, et facilitent la saisie des données. Il n’y a plus besoin d’imprimer, de scanner, tout est pris en charge. Les informations sur les commandes, les factures sont stockées en un seul endroit et peuvent être consultées pour avoir une vue d’ensemble et assurer le contrôle. Quant à la productivité et la flexibilité du travail des employés, un simple partage d’informations via une plateforme assure un suivi efficace et continu. Mais en plus de ces atouts, le gain en stockage, l’accessibilité mais surtout l’intérêt écologique rendent cette pratique bénéfique.

Les points de vigilance à garder à l’esprit !

Malgré les avantages de la dématérialisation, il faut tout de même rester vigilant en ce qui concerne les données sensibles, qui nécessitent un coffre-fort numérique pour éviter tout malheur. La réticence de certaines personnes au changement exige un investissement important et une formation interne conséquente. La stratégie de gestion du changement doit être bien établie et si nécessaire, optez pour un accompagnement sur le processus de changement. Pour finir, préparez-vous aux risques de perte de certains documents en cas de malveillance.

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