L'archivage électronique consiste à conserver à moyen et long terme tous les documents ou informations. En ce sens, il est différent d'une sauvegarde et d'une simple gestion électronique de documents ou GED qui rétablit les données dans un état antérieur. L'archivage électronique permet de collecter, de classer et de stocker des informations pour les examiner ultérieurement sans les modifier.
L'archivage électronique à valeur probante !
L'archivage électronique sur le site
https://www.universign.com/doit respecter trois grands principes pour être recevable comme preuve devant une administration ou un tribunal. Tout d'abord, l'authenticité des documents. Celle-ci dépend de l'identité de l'individu qui a créé le document, ainsi que de la date à laquelle il a été réalisé. Le contenu du document doit également être décrit. Le deuxième principe est l'exigence d'intégrité du document. Celui-ci doit pouvoir démontrer qu'il n'a pas été modifié, altéré ou déformé pendant sa création et pendant son transfert vers le système de stockage. Ensuite, il faut s'assurer que le document est traçable, car un historique de toutes les actions effectuées peut être consulté. Sa confidentialité doit être assurée : un accès par authentification forte est nécessaire. Et enfin, les documents archivés électroniquement doivent être lisibles lors de leur restitution. Pour garantir cet aspect fondamental, il est nécessaire de recourir à des formats standards, comme le PDF pour les fichiers écrits ou le TIFF pour les photos. Certains formats ne sont pas compatibles avec l'archivage électronique, comme les documents Excel ou Word.
Avantages de l’archivage électronique !
D'importantes économies d'espace peuvent être réalisées en éliminant les archives physiques. Vous gagnez également du temps, augmentez votre productivité et réduisez le coût des ressources allouées aux employés pour rechercher et détruire les documents. En fait, l'un des grands avantages de cet archivage est la facilité de travailler avec des documents centralisés dans un terminal accessible de n'importe où mais uniquement par ceux qui y ont accès. La sécurité est donc garantie !
Inconvénients de l’archivage électronique !
Le choix de la dématérialisation des documents comporte également quelques restrictions. Il faut savoir qu'un système d'archivage sans GED performante est comme un capitaine sans navire. Il doit donc être associé au système de GED. En plus d'assurer un travail en amont pour soutenir la conformité des documents, il est nécessaire d'investir dans du matériel performant et évolutif : stockage, coûts de maintenance, sécurité. Même si les cas restent relativement rares, les deux principaux inconvénients sont que tout dispositif informatique peut être endommagé, mal fonctionner ou même devenir la cible de cyberattaques malveillantes. Plus de risques de corrompre, de falsifier des données ou d'être victime d'une fraude.